Începe cu tabelul de care ai nevoie
Definește coloanele înainte să alegi instrumentul: furnizor, număr, dată, monedă, total și, dacă este necesar, pozițiile facturii. Stabilește formatul datei și ce se întâmplă când o valoare nu apare în document.
Nu cere sistemului să completeze prin presupunere. Un câmp gol, marcat pentru verificare, este mai ușor de gestionat decât o informație plauzibilă, dar greșită. Păstrează un identificator al fișierului pentru fiecare rând exportat.
Citirea textului și extragerea câmpurilor sunt pași diferiți
OCR transformă imaginea textului într-o formă utilizabilă, iar extragerea organizează informația în câmpuri. Documentația Google Document AI descrie instrumente pentru perechi cheie-valoare, tabele și câmpuri definite pentru un anumit caz.
Asta nu înseamnă că orice factură va fi citită corect. O scanare înclinată, o fotografie tăiată sau un tabel neobișnuit pot schimba rezultatul. Testează documentele pe care le primește efectiv firma, nu doar o mostră curată.
Pune verificări între extragere și export
- Există câmpurile obligatorii?
- Data și moneda sunt în formatul așteptat?
- Totalurile care pot fi comparate sunt coerente?
- Documentul a mai fost procesat?
- Rândul poate fi legat de factura originală?
Aceste verificări sunt propuneri de control operațional. Ele nu stabilesc dacă documentul este corect fiscal și nu autorizează o plată. Excepțiile trebuie văzute de persoana responsabilă.
Cum organizezi un pilot
Alege mostre din mai multe surse și cu niveluri diferite de calitate. Pregătește manual rezultatul corect pentru comparație. Numără câmpurile corecte, câmpurile lipsă și timpul de corectare; nu evalua doar dacă fișierul Excel a fost creat.
Stabilește cine are acces la documente, unde sunt procesate și cât timp se păstrează. Folosește materiale de test aprobate și verifică setările furnizorului înainte de a trimite documente reale în sistem.
Când merită conectat la alte aplicații
Dacă rezultatul verificat este util și volumul justifică munca, poți conecta exportul la sistemul intern. Importul trebuie să aibă reguli pentru dubluri și o cale de corectare. Începe cu un pas care pregătește datele pentru coleg.
Procesarea documentelor cu AI acoperă citirea și verificările agreate. Automatizarea procesului poate adăuga preluarea fișierelor, notificări și export. Păstrează distinct momentul în care omul aprobă folosirea datelor.
Lista de verificare
Bifează ce ai verificat. Lista se resetează când reîncarci pagina.