Commencez avec la feuille de calcul dont vous avez besoin
Définissez les colonnes avant de choisir un outil : fournisseur, référence, date, devise, total et, si besoin, postes. Convenez du format de date et de ce qui se passe lorsqu'une valeur n'apparaît pas dans le document.
Ne demandez pas au système de combler les lacunes en devinant. Un champ vide marqué pour révision est plus facile à gérer qu'une valeur plausible mais incorrecte. Conservez une référence de fichier pour chaque ligne exportée.
La lecture du texte et l'extraction des champs sont des étapes différentes
L'OCR transforme le texte d'une image en texte utilisable, tandis que l'extraction organise les informations en champs. La documentation Google Document AI décrit les outils pour les paires clé-valeur, les tables et les champs définis pour un cas d'utilisation particulier.
Cela ne signifie pas que chaque facture sera lue correctement. Une numérisation inclinée, une photographie recadrée ou un tableau inhabituel peuvent affecter le résultat. Testez les documents que votre entreprise reçoit réellement, plutôt que de vous fier à un seul échantillon propre.
Mettre des contrôles entre l'extraction et l'export
- Les champs obligatoires sont-ils présents ?
- Les dates et les devises sont-elles au format attendu ?
- Les totaux comparables sont-ils cohérents ?
- Le document a-t-il déjà été traité ?
- La ligne peut-elle être retracée jusqu'à la facture originale ?
Il s’agit de vérifications opérationnelles suggérées. Ils n’établissent pas la validité fiscale d’un document ni n’autorisent le paiement. Les exceptions doivent parvenir à la personne responsable.
Organiser un pilote
Choisissez des échantillons provenant de plusieurs sources avec différents niveaux de qualité. Préparez manuellement les sorties correctes pour comparaison. Comptez les champs corrects, les valeurs manquantes et le temps de correction ; ne jugez pas le système uniquement en fonction de la création ou non d'une feuille de calcul.
Décidez qui peut accéder aux documents, où ils sont traités et combien de temps ils sont conservés. Utilisez du matériel de test approuvé et examinez les paramètres du fournisseur avant d’envoyer de vrais documents dans le système.
Décidez quand connecter d'autres applications
Si le résultat vérifié est utile et que le volume justifie le travail, connectez l'exportation à un système interne. Les importations nécessitent des règles de gestion des doublons et un chemin de correction. Commencez par une étape qui prépare les informations pour un collègue.
Le Le traitement des documents IA couvre la lecture et les contrôles convenus. L'automatisation du flux de travail peut ajouter la collecte de fichiers, les notifications et l'exportation. Gardez le point où une personne approuve l’utilisation des données de manière explicite.
Votre liste de vérification
Cochez ce que vous avez coché. La liste se réinitialise lorsque vous rechargez la page.