Inizia con il foglio di calcolo che ti serve
Definire le colonne prima di scegliere uno strumento: fornitore, riferimento, data, valuta, totale e, se necessario, voci. Concordare il formato della data e cosa succede quando un valore non appare nel documento.
Non chiedere al sistema di colmare le lacune tirando a indovinare. Un campo vuoto contrassegnato per la revisione è più facile da gestire rispetto a un valore plausibile ma errato. Mantieni un riferimento al file per ogni riga esportata.
La lettura del testo e l'estrazione dei campi sono passaggi diversi
L'OCR trasforma il testo di un'immagine in testo utilizzabile, mentre l'estrazione organizza le informazioni in campi. La documentazione di Google Document AI descrive gli strumenti per coppie chiave-valore, tabelle e campi definiti per un particolare caso d'uso.
Ciò non significa che ogni fattura verrà letta correttamente. Una scansione inclinata, una fotografia ritagliata o una tabella insolita possono influenzare il risultato. Testa i documenti che la tua azienda riceve effettivamente, anziché fare affidamento su un campione pulito.
Mettere controlli tra estrazione ed esportazione
- Sono presenti i campi obbligatori?
- Le date e le valute sono nel formato previsto?
- I totali comparabili sono coerenti?
- Il documento è già stato elaborato?
- La riga è riconducibile alla fattura originale?
Si tratta di verifiche operative suggerite. Non stabiliscono la validità fiscale di un documento né autorizzano il pagamento. Le eccezioni devono raggiungere la persona responsabile.
Organizzare un progetto pilota
Scegli campioni da diverse fonti con diversi livelli di qualità. Preparare manualmente gli output corretti per il confronto. Contare i campi corretti, i valori mancanti e il tempo di correzione; non giudicare il sistema solo dalla creazione di un foglio di calcolo.
Decidere chi può accedere ai documenti, dove vengono elaborati e per quanto tempo vengono conservati. Utilizza materiale di test approvato e rivedi le impostazioni del fornitore prima di inviare documenti reali nel sistema.
Decidi quando connettere altre applicazioni
Se l'output verificato è utile e il volume giustifica il lavoro, collegare l'esportazione a un sistema interno. Le importazioni necessitano di regole di gestione dei duplicati e di un percorso di correzione. Inizia con un passaggio che prepara le informazioni per un collega.
L'elaborazione dei documenti tramite intelligenza artificiale riguarda la lettura e i controlli concordati. L'automazione del flusso di lavoro può aggiungere raccolta di file, notifiche ed esportazione. Mantieni esplicito il punto in cui una persona approva l'utilizzo dei dati.
La tua lista di controllo
Seleziona ciò che hai selezionato. L'elenco si reimposta quando si ricarica la pagina.